Hướng dẫn cách xuống dòng trong Word và mẹo sửa lỗi giãn cách khi xuống dòng

Mách bạn cách xuống dòng trong Word đơn giản, khắc phục các lỗi giãn cách phổ biến khi xuống dòng chỉ với một vài thao tác cơ bản nhất.

Cách xuống dòng trong Word thực tế là thao tác rất đơn giản. Tuy nhiên, không ít người lại đau đầu với tình trạng lỗi giãn cách khi xuống dòng trong phần mềm này. Vậy làm thế nào để xuống dòng “an toàn”? Vấn đề này sẽ được Teky chia sẻ ngay trong bài viết dưới đây.

Vì sao khi thực hiện xuống dòng trong Word thường gặp lỗi

Thực hiện thao tác  xuống dòng trong Word không khó. Nhưng sau khi xuống dòng, chữ trong word xuất hiện mộ số lỗi như: chữ giãn cách không đúng kích thước, xuống dòng tùy tiện…Đây thường xuất phát từ việc bạn định dạng word khi thao tác văn bản chưa chuẩn. Điều này dẫn đến văn bản thiếu sự cân xứng và thẩm mỹ khi trình bày. Nếu trong công việc, các lỗi này có thể khiến bạn “mất điểm” vì thiếu tính chuyên nghiệp trong trình bày. Vì thế, việc tìm cách sửa lỗi xuống dòng trong word hiệu quả là điều rất quan trọng.

Vì sao xuống dòng trong word hay gặp lỗi 

Hướng dẫn làm xuống dòng trong Word cơ bản

Trước khi tìm hiểu cách sửa lỗi xuống dòng trong word thì bạn cần phải nắm được cách xuống dòng như thế nào trong word. Đây là thao tác tưởng đơn giản nhưng không ít người vẫn chưa nắm được. Có 3 cách để xuống dòng dễ dàng khi thao tác trong word mà bạn cần biết. Đó chính là:

Thao tác xuống dòng trong word khi nhập văn bản

Muốn xuống dòng trong word khi đang nhập văn bản phải làm thế nào. Đơn giản là bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột vào vị trí cuối cùng của đoạn văn cần xuống dòng và nhấn nút “Enter” là xong.

Xuống dòng trong word bằng Enter

Cách xuống dòng khi đang nhập văn bản trên table của word

Trong word, bạn cũng có thể kẻ bảng để nhập các văn bản. Tuy nhiên, nếu muốn cách xuống dòng trong bảng word thì thay vì chỉ cần nhấn nút “Enter” như trên thì bạn cần phải nhấn cùng lúc tổ hợp phím “Shift + Enter”. Khi đó, văn bản trong table mới có thể xuống dòng được.

Xuống dòng trong word bằng Shift+Enter

Hướng dẫn cách làm xuống dòng trong word để tiết kiệm dung lượng file

Thực hiện cách xuống dòng trong word đúng bạn có thể giúp file word tốn ít dung lượng hơn. Đây là điều mà rất ít người biết. Đặc biệt là những người mới lần đầu làm quen với word.

Trong trường hợp khi xuống dòng nhưng bạn muốn làm nổi bật một ý riêng để thu hút người đọc có thể tiến hành theo 2 cách dưới đây.

• Thứ nhất, bạn nhấn phím “Enter” 2 lần để dòng tách 2 lần. Nhưng cách này sẽ khiến file word tốn nhiều dung lượng.
• Thứ hai, bạn chọn vào mục “Paragraph” và chọn tiếp mục “ Spacing” để thực hiện mục đích giãn dòng nhưng vẫn tiết kiệm dung lượng file được tốt nhất.

Thực hiện giãn cách dòng

Một số lỗi xuống dòng trong word và cách xử lý cơ bản nhất

Khi tiến hành thao tác xuống dòng trong word sẽ có một số trường hợp xuất hiện lỗi. Tùy theo từng lỗi khác nhau mà cách xử lý sẽ có sự tương ứng.

Lỗi xuống dòng trong word bị thay đổi khoảng cách giữa các chữ

Xuống dòng trong word có thể xuất hiện tình trạng giãn cách giữa các chữ có sự thay đổi. Nguyên nhân của lỗi này thường là do trước đó bạn chọn lệnh “justify” để định dạng căn chỉnh cho văn bản. Theo đó, hệ thống sẽ tự mặc định dữ liệu trên dòng sẻ bằng đủ với độ dài của dòng. Do đó, nếu số lượng chữ không đủ, word sẽ tự động tăng khoảng cách giữa các chữ. Khi đó, văn bản sẽ mất đi tính thẩm mỹ.

Định dạng cỡ chữ vừa nhìn

Với lỗi xuống dòng word này, bạn cần thực hiện theo các cách sau để khắc phục:

• Chỉ nhấn “Enter” mà không nhấn “Shift + Enter”
• Quá trình nhập văn bản nên nhập đủ số lượng ký tượng trong dòng cũng như độ dài các ký tự phù hợp với chiều dài của đoạn hay dòng kết thúc đoạn.
• Tiến hành bôi đen đoạn word bị lỗi giãn cách và chọn mục “Paragraph”. Tại đây, bạn tiến hành chỉnh khoảng cách giãn giữa các ký tự bằng mục “Spacing”. Chọn 0 ở mục “Before và After”.

Chỉnh khoảng cách giữa các ký tự trong word

Khắc phục lỗi cách dòng trong word tùy tiện

Có nhiều trường hợp sau khi thực hiện cách xuống dòng trong word lại xuất hiện tình trạng văn bản tự xuống dòng một cách tùy tiện. Với lỗi này, bạn có thể tiến hành các bước khắc phục lỗi như sau:

– Đầu tiên, bạn mở file word lên và nhấn Ctrl + H. Khi đó, hộp thoại “Find and Replace” sẽ được hiển thị như hình dưới.

Mở hộp thoại Find and Replace

– Tiếp theo, ở hộp thoại này, bạn chọn mục “Find what” và nhập vào ô ký tự .^p”. Theo đó, dấu chấm “.” trong ký tự chính là dấu kết thúc câu, còn “p” được hiểu là ký hiệu xuống dòng văn bản.

Gõ ký tự cần thay thế và xuống dòng vào ô Find what

– Sau đó, tại mục “Replace with” bạn có thể nhập ký tự tùy ý. Ví như chúng tôi sẽ nhập ####. Ký tự này được dùng để thay thế cho các phần bị xuống dòng. Kết thúc bằng mục “Replace All”.

Gõ ký tự thay thế vào ô Replace

– Bạn tiếp tục nhấn Ctrl + H để hộp thoại mới xuất hiện. Tại đây, bạn sẽ ký tự “^p” tại mục “Find what”. Đây là ký tự xuống dòng. Sau đó, ở  mục “Replace with” bạn nhấn vào nút Space trên bàn phím để nhập khoảng trắng. Kết thúc bước này bằng cách chọn vào mục “Replace All”.

Nhấn thay thế tất cả

Kết quả khắc phục lỗi xuống dòng tùy tiện trong word

Cuối cùng, bạn sẽ nhấn cùng lúc phím Ctrl + H  để hộp thoại mới xuất hiện. Khi đó, tại mục “Find what”, bạn chỉ cần nhập ký tự “#### như bước 3 ở trên.  Lưu ý,  ở bước 3 bạn nhập ký tự nào thì ở bước này cũng sẽ nhập ký tự như vậy, không nhất thiết phải là ký tự “####”. Ở mục “Replace with” bạn tiếp tục nhập ký tự “.^p”. Sau đó, bạn chọn mục “Replace All” để tiến hành xóa hết các hàng trống. Đồng thời, nó cũng có thể giúp sửa lỗi cách dòng trong Word tùy tiện.

Hướng dẫn cách khắc phục lỗi xuống dòng trong word

Bài viết trên đã chia sẻ thông tin về cách xuống dòng trong word cũng như cách khắc phục lỗi cơ bản mà bạn có thể áp dụng. Nếu gặp vấn đề khó khăn trong việc thao tác các phần mềm văn phòng, bạn có thể liên hệ đến Teky để được hỗ trợ. Dịch vụ có đội ngũ chuyên viên giỏi, nhiều năm kinh nghiệm sẽ đào tạo chuyên môn để bạn nắm rõ kỹ năng sử dụng các phần mềm văn phòng thuần thục, hiệu quả nhất.

The post Hướng dẫn cách xuống dòng trong Word và mẹo sửa lỗi giãn cách khi xuống dòng  appeared first on TEKY - Học viện sáng tạo công nghệ.

source https://teky.edu.vn/blog/huong-dan-cach-xuong-dong-trong-word/

Hướng dẫn cách xóa khung, ô và cách xóa cột trong excel cho người mới

Thực hiện xóa ô, khung hay cách xóa cột trong excel không khó. Chỉ với một vài thao tác đơn giản là thủ thuật này có thể được thực hiện dễ dàng trong phần mềm.

Thực hiện cách xóa cột trong excel hay xóa khung, xóa ô là thao tác phổ biến với những người thường làm việc trên phần mềm này. Bởi trong quá trình làm việc, có thể một số dữ liệu tại ô, cột, hàng cần xóa đi để đảm bảo tính chính xác và dễ theo dõi. Hiện nay, Excel cho phép bạn thực hiện thao tác này với nhiều cách khác nhau. Cụ thể như thế nào, bạn hãy cùng Teky tham khảo thông tin qua bài viết dưới đây.

3 cách xóa cột trong excel đơn giản

Bạn muốn thực hiện cách xóa cột trong excel? Bạn chưa biết phải làm thế nào để đảm bảo bảng tính được chính xác nhất? Rất đơn giản! Dưới đây là 3 cách giúp bạn tiến hành thao tác chỉ trong “một nốt nhạc”.

Cách xóa 1 cột trong excel bằng chuột

Bạn có thể áp dụng cách xóa 1 cột trong excel bằng chuột máy tính. Ví dụ, chúng ta có danh sách như trong hình dưới. Bạn cần xóa đi 1 cột trong bảng.

Làm thế nào để xóa dòng trong excel          

Với yêu cầu xóa cột, bạn chỉ cần bôi đen cột để tiến hành thao tác xóa là xong. Bật mí đến bạn cách để bôi đen cột siêu nhanh chính là chọn vào tên cột nằm ở phía trên cùng. Sau đó, bạn click chuột phải sẽ hiển thị một danh sách. Tại đây, bạn chọn mục “Delete” để xóa cột.

Hướng dẫn xóa cột đơn giản

Cách xóa cột trong Excel bằng phím Delete

Có một cách xóa cột trong excel mà bạn cũng có thể cân nhắc. Đó chính là dùng phím “Delete” trên bàn phím để xóa. Sau khi chọn cột cần xóa, bạn giữ và nhấn phím “Delete” là xong. Tuy nhiên, cách này chỉ có thể tiến hành xóa các dữ liệu có trong cột đó chứ không thể khiến cột hoàn toàn biến mất.

Cách xóa cột bằng phím Delete

Cách xóa cột trong excel bằng phím tắt

Thay vì việc dùng chuột hay nhấn phím “Delete” thì bạn có thể sử dụng phím tắt “Ctrl” +” –“. Tổ hợp phím này sẽ giúp cột trong bảng Excel được xóa nhanh chóng. Tất nhiên, trước đó bạn cũng cần phải bôi đen cột thì việc nhấn tổ hợp phím mới có thể xóa được.

Cách xóa cột bằng tổ hợp phím tắt nhanh nhất

Hướng dẫn 2 cách xóa ô trong excel

Bạn sẽ có nhiều cách xóa ô trong excel để có thể áp dụng trong phần mềm này. Tuy nhiên, phổ biến nhất vẫn là xóa ô bằng “Go to” và xóa bằng “Filter”. Cụ thể như sau:

Cách xóa các ô trống trong excel bằng Go To

Với cách xóa các ô trống trong excel này, bạn cần mở file Excel cần xóa ô. Sau đó, bạn chọn phần dữ liệu cần xóa bằng cách kéo chuột đến đó.

Làm sao để xóa các ô trống trong excel

Sau khi bôi đen vị trí muốn xóa, bạn chọn nhấn tổ hợp phím “Ctr +G” hoặc nhấn vào phím F5. Lúc này, hộp thoại Go To sẽ được mở. Tại đây, bạn chọn mục “Special”.

Hướng dẫn cách xóa ô trống

Giao diện mới sẽ hiện ra trên hộp thoại, bạn tiếp tục chọn mục “Blanks” và kết thúc bằng cách nhấn vào mục “OK” như hình dưới.

Chọn Blanks và Ok để xóa ô trống

Lúc này, các ô chứa dữ liệu trống ở trong bảng Excel sẽ được chọn. Bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctr+(-) để hộp thoại Delete được hiển thị. Khi đó, nếu muốn xóa hết hàng đang chứa các ô trống thì bạn chọn tiếp vào mục Entire Row. Nếu bạn muốn xóa hết ô trống trong cột thì chọn Entire Column. Sau đó, nhấn OK để kết thúc thao tác.

Kết thúc bước xóa ô trống

Cách xóa ô trong excel bằng Filter

Sử dụng Filter như một cách xóa ô trong excel là lựa chọn rất phổ biến hiện nay. Thao tác xóa ô này cũng rất dễ dàng. Sau khi mở file, bạn cũng cần chọn phần dữ liệu cần lọc để xóa ô như hình dưới.

Xóa ô trống bằng filter data

Tiếp theo, bạn chọn mục “Data” nằm ở phía trên thanh công cụ. Màn hình sẽ hiển thị thêm các mục khác. Bạn sẽ chọn tiếp vào “Filter”.

Chọn biểu tượng filter trong mục data

Lúc này, khác với cách xóa cột trong excel thì cách xóa ô bạn cần chọn vào các mũi tên nằm ở đầu mỗi cột. Khi click vào đó, hệ thống sẽ hiển thị tính năng lọc ở mỗi cột.

Lọc dữ liệu ô trống trong excel

Bạn chỉ  cần tích bỏ mục “Select All”. Tiếp theo, bạn tích chọn mục “Blanks” rồi kết thúc bước này bằng cách nhấn OK.

Tích vào ô blanks và Ok để lọc ô trống

Tiếp theo, ở mục “Home” trên thanh công cụ, bạn chọn vào mục “Delete” và chọn tiếp mục “Delete Sheet Rows” như hình dưới.

Chọn delete sheet rows trong mục delete

Ngoài ra, bước này cũng có thể thay thế bằng cách click chuột phải và chọn vào mục “Delete Row” là có thể xóa các ô trống trong bảng Excel.

Lựa chọn hàng cần xóa

Hướng dẫn cách xóa khung trong excel

Có một số trường hợp bạn cần phải tiến hành cách xóa khung trong excel để thực hiện bảng tính theo ý đồ công việc riêng của mình. Nhưng xóa thế nào mới đúng? Dưới đây là 2 cách xóa khung cơ bản mà bạn có thể áp dụng.

Cách xóa toàn bộ định dạng khung trong excel

Với cách xóa khung trong excel này, bạn chỉ cần chọn vùng muốn xóa khung. Sau đó, bạn nhấn chọn “No Border”. Khi đó, các đường viền khung sẽ được xóa bỏ.

Cách xóa định dạng khung excel

Ngoài ra, khi muốn xóa bỏ hết khung viền của bảng tính, bạn cũng có thể tiến hành theo cách truy cập vào mục “Format Cell”  rồi chọn mục “Border” và kết thúc bằng cách nhấn chọn mục “None”.

Lựa chọn format cell

Cách xóa khung trong excel tại vị trí nhất định trong bảng 

Nếu bạn chỉ muốn thực hiện cách xóa khung trong excel ở một vị trí nhất định thì có thể vào mục “Format Cell” và chọn “Border”. Tiếp theo, bạn chọn vị trí muốn bỏ định dạng khung và nhấn vào mục “Border” là xong.

Chỉnh sửa hoặc xóa khung

Ngoài cách nói trên, bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím để có thể bỏ các đường viền khung trong bảng. Cách làm cũng đơn giản. Chỉ cần chọn vùng cần loại bỏ đường viền khung. Sau đó, bạn nhấn chọn tổ hợp phím Ctrl + Shift + _. Như vậy, thao tác này có thể thực hiện nhanh chóng và đơn giản nhất.

Như vậy, Teky đã giúp bạn tìm hiểu chi tiết các cách xóa cột trong excel hay xóa khung, xóa ô đơn giản nhất. Đây là những thao tác xử lý cơ bản mà bất cứ ai làm công việc văn phòng, đặc biệt là làm việc với phần mềm Excel cũng cần phải áp dụng. Nếu cần tư vấn thêm thông tin hay muốn đăng ký các khóa đào tạo Excel chuyên nghiệp, giá tốt, bạn hãy liên hệ đến chúng tôi. Teky luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn bằng chữ Tâm và uy tín lâu năm của mình.

The post Hướng dẫn cách xóa khung, ô và cách xóa cột trong excel cho người mới appeared first on TEKY - Học viện sáng tạo công nghệ.

source https://teky.edu.vn/blog/cach-xoa-cot-trong-excel/

Các công thức trong excel bổ ích có thể bạn chưa biết

Các công thức trong excel khá đa dạng và mang lại nhiều tiện ích tuyệt vời cho người sử dụng. Không những nhanh chóng mà lại còn cực kỳ chính xác, có thể tính cho nhiều số liệu. Song với số lượng đa dạng công thức tính toán như vậy thì không phải ai cũng nắm rõ tất tần tật. Tiếp theo đây Teky sẽ cung cấp nhanh một số công thức tính toán cơ bản trong excel bổ ích và quan trọng hiện nay!

Các công thức trong excel được sử dụng nhiều hiện nay 

Việc sử dụng các công thức trong excel như: Sum, Average, If,… sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian thực hiện bảng biểu. Tại sao ư? Bởi vì nếu như tự mình thực hiện hết các phép tính tổng, trừ, nhân, chia, trung bình,…. thì sẽ rất tốn thời gian. 

Trong khi đó có những phương pháp đơn giản, nhanh chóng và chính xác hơn nhiều. Bạn chỉ cần nhớ đúng công thức hàm, sau đó thực hiện nhập số liệu vào và thực hiện vài thao tác đơn giản. Như vậy là đã có đáp án cho hàng loạt số liệu mà không phải tính từng cái một. Thật đơn giản, đúng không nào? Sau đây sẽ là các công thức trong excel phổ biến được sử dụng nhiều hiện nay: 

• Công thức hàm Sum

Đầu tiên là công thức tính hàm Sum – Đây là công thức tính tổng giúp bạn tính tổng của các số liệu theo hàng dọc, hàng ngang hoặc một khu vực các ô tính nào đó. Hàm này giúp bạn tiết kiệm thời gian tính toán, không cần phải tính toán một cách thủ công. Cụ thể cách tính như sau:

Ghi công thức tính hàm Sum ra

Bạn sẽ được kết quả như dưới đây sau khi tính hàm Sum ở trên

Với quy trình đơn giản như trên, bạn đã có thể tính ra kết quả của tổng số tiền phải thu của 5 người trong bảng số liệu. Có thể nói là rất nhanh chóng và dễ dàng so với tính thủ công. 

• Công thức hàm Average

Hàm Average phổ biến trong số các công thức tính trong excel hiện nay. Cụ thể thì nó được sử dụng để tính kết quả trung bình của một nhóm kết quả nào đó. Về công thức thì tương tự như hàm Sum. Bạn cũng viết tên hàm ra rồi kéo rê chuột chọn khoảng cần tính trung bình là được. = Average([khoảng cần tính]). Ví dụ dễ hiểu như sau:

Sử dụng hàm Average để tính trung bình số tiền phải thu

Kết quả phép tính khi sử dụng hàm Average

• Công thức hàm Count

Bên cạnh các công thức cơ bản trong excel đã nhắc đến ở trên thì người ta còn sử dụng các hàm lạ hơn. Ví dụ như hàm Count là hàm được sử dụng để đếm với công thức cụ thể như sau: =COUNT([Khoảng cần xét]). 

Thường thì với một bảng tính nhiều số liệu, có một số ô bị trống thì người ta sẽ sử dụng hàm Count để đếm xem có bao nhiêu ô có số liệu. Ví dụ cụ thể như sau:

Sử dụng hàm Count để đếm số lượng thành viên nộp tiền

Kết quả trả về khi dùng hàm Count sẽ đếm số người tham gia nộp tiền

Trong số các các công thức trong excel thì hàm Count được sử dụng rất nhiều hiện nay. Bởi vì không phải lúc nào số liệu trong bảng tính cũng đầy đủ, thay vào đó nó sẽ bị khuyết ở một số vị trí nào đó. Đòi hỏi bạn cần dùng hàm Count tính toán nhanh, tránh việc đếm tốn thời gian và dễ nhầm lẫn. 

• Công thức hàm If

Công thức hàm If tương đối phức tạp hơn so với các công thức trong excel khác. Đòi hỏi bạn phải hiểu khi sử dụng. Hàm If tức là hàm có điều kiện, điều kiện để xảy ra trường hợp này hoặc xảy ra trường hợp kia. Mang tính chất lựa chọn, đem đến cho bạn đáp án chính xác hơn. Cụ thể, công thức của nó là: = IF (logical_test, [value_if_true], [value_if_false]).

Ví dụ: = If(C3>8, “Đạt”, “Không đạt”). Ở đây có nghĩa là nếu kết quả ô C3 lớn hơn 8 thì kết quả ở ô đang xét sẽ là đạt. Còn nếu C3 < hoặc =8 thì ô đang xét sẽ là không đạt. 

Sử dụng hàm If để đánh giá kết quả của Nguyễn Mai An

Kéo rê chuột để áp dụng công thức với các thành viên sau

• Công thức hàm Min/Max

Đối với hàm Min/Max thì bạn sẽ sử dụng với cú pháp giống nhau, cụ thể: = Min (range) hoặc = Max (range). Hàm Min dùng để tìm giá trị nhỏ nhất, còn hàm Max dùng để tìm giá trị lớn nhất. Ví dụ như bên dưới các hình sau:

Sử dụng hàm max tìm giá trị điểm số lớn nhất

Sử dụng hàm min tìm kiếm giá trị điểm thấp nhất

Hai hàm này có cách sử dụng khá đơn giản, thường được sử dụng để tìm giá trị Min, Max hiện nay. Bởi vì nhanh chóng, tiện lợi và rất khó bị sai sót số liệu. Note lại ngay để không quên nhé!

Tổng kết chung

Như vậy, trên đây chính là các bước nhập công thức trong excel đối với nhiều hàm khác nhau. Việc nắm rõ những hàm này sẽ giúp bạn giảm bớt thời gian, thao tác thực hiện. Đặc biệt là kết quả thu lại sẽ có độ chính xác cao hơn, nhanh chóng và đáng tin cậy hơn. 

Mong rằng các công thức trong excel và cách sử dụng cụ thể, chi tiết trên sẽ giúp bạn nhiều hơn trong việc thực hiện. Hãy sử dụng các công thức excel để hạn chế những sai sót đến mức tối thiểu. Điều này thực sự rất quan trọng khi bạn đi làm trong môi trường hành chính văn phòng. 

Và đối với các dạng máy tính, laptop với dạng excel 2010, 2013,2016, 2018,… thì hầu như cách sử dụng hàm đều tương tự nhau. Vì thế nên bạn có thể yên tâm sử dụng. Ngoài ra, còn có nhiều hàm khác như Autosum, Now, VLOOKUP, Sumif, Array,… Bạn có thể tham khảo thêm để hoàn thiện hơn vốn hiểu biết của chính mình. Cảm ơn đã đón đọc thông tin về các công thức trong excel của chúng tôi tại teky.

The post Các công thức trong excel bổ ích có thể bạn chưa biết appeared first on TEKY - Học viện sáng tạo công nghệ.

source https://teky.edu.vn/blog/cac-cong-thuc-trong-excel/

03 Cách đánh số 0 trong Excel rất đơn giản dành cho bạn

Khi thao tác nhập liệu trên excel, chắc hẳn đã nhiều lần bạn gặp phải tình trạng mất số 0 sau khi nhập. Đặc biệt là các dữ liệu liên quan đến số điện thoại hoặc ngày tháng. Điều này gây ra những bất tiện cực kỳ khó chịu cho những ai lần đầu làm quen với Excel. Điều này bắt nguồn từ một lý do rất đơn giản mà chắc chắn nhiều người trong chúng ta không ngờ tới. Chính vì vậy, cách giải quyết cũng vô cùng đơn giản. Các bạn có thể tham khảo ngay 03 cách đánh số 0 trong Excel ngay sau đây để giải quyết vấn đề này nhé! 

Tại sao không thể nhập số 0 theo cách thông thường? 

Khi bạn nhập các con số từ 1 đến 9, mọi thứ đều rất suôn sẻ và bình thường. Tuy nhiên, khi nhập một dữ liệu liên quan đến số 0, thường thì số 0 sẽ tự nhiên biến mất. Đặc biệt là các dữ liệu liên quan đến số điện thoại hoặc ngày tháng. Hoặc là các loại số chứng minh, số thẻ ngân hàng, thẻ sinh viên… Vậy nguyên nhân là do đâu? Rất đơn giản, bời vì Excel là một công cụ lập trình. 

Do đó, nó nhận diện các con số một cách máy móc và có phần phiến diện. Khi nhập một dãy số điện thoại, ví dụ: 012345678, Excel sẽ nhận diện đây là một dãy số tự nhiên. Và tất nhiên, như bạn đã biết, dãy số tự nhiên không bắt đầu với số 0. Hoặc số 0 không có ý nghĩa khi nằm ở đầu dãy số. Do đó, thuật toán Excel sẽ xử lý nhanh bằng cách ẩn số 0. Chính vì vậy, nó cũng gây ra một số bất tiện cho người nhập liệu Excel. Và sau đây sẽ là 03 cách đánh số 0 trong Excel rất đơn giản. 

03 Cách đánh số 0 trong Excel đơn giản bạn nên biết 

Kỹ năng sử dụng Excel đang ngày càng phổ biến. Do đó, những kỹ thuật đơn giản như nhập liệu các bạn cần phải thành thạo. Và đối với thắc mắc này, các bạn có thể tham khảo ngay 03 cách đơn giản sau đây: 

• Sử dụng ký hiệu dấu nháy [‘]

Đây là cách đánh số 0 trong Excel đơn giản nhất dành cho các dạng dãy số thông thường. Chẳng hạn như số điện thoại. Để thực hiện cách này, các bạn chỉ cần thao tác rất đơn giản. Ở đầu mỗi dãy số, các bạn chỉ cần thêm một dấu nháy trước số 0. Cụ thể như trong hình mô tả dưới đây. Ở cột B, là các dãy số điện thoại bắt đầu với số 0 nhưng không có dấu nháy. Sang cột C, các dãy số đã có dấu nháy phía trước, do đó, số 0 sẽ không bị mất đi. Tuy nhiên, cách này có một hạn chế lớn đó là rất thủ công. Nếu phải nhập một lượng lớn các dữ liệu số thì nhập thêm dấu nháy cho từng dãy như vậy sẽ rất mất thời gian. 

Khi có nhấp nháy, bạn có thể nhập được số 0 một cách dễ dàng

• Định dạng dãy số theo dạng văn bản 

Một cách không kém phần đơn giản và nhanh hơn đó là các bạn sử dụng định dạng Text. Đây là định dạng nhập liệu nội dung cho ô tính. Đầu tiên, các đúp chuột vào ô tính, sau đó nhấn chuột phải, chọn vào Format Cell (Như hình dưới đây). 

Lựa chọn Format Cell để bắt đầu định dạng cho ô tính của bạn

Tiếp tục, bạn chọn định dạng Text trong thanh Format Cell này. Vậy là sau khi chọn, bạn có thể dễ dàng nhập dãy số bắt đầu bằng số 0 một cách dễ dàng. Định dạng Text sẽ là định dạng cho văn bản, do đó, các thuật toán nhận diện số của Excel sẽ bị vô hiệu. Nhờ vậy, bạn có thể nhập liệu dễ dàng mà không cần dùng dấu nháy cho từng dãy số. 

Lựa chọn định dạng Text để nhập số 0 ở đầu dãy số

Hoặc, các bạn có thể sử dụng lựa chọn trên thanh làm việc. Bằng cách chọn vào Home. Nhìn ở góc giữa hướng về bên phải, các bạn sẽ thấy một thanh định dạng. 

Chọn vào cột tính hoặc ô tính, sau đó di chuyển chuột lên thanh làm việc và lựa chọn đổi thành Text là các bạn có thể nhập liệu có số 0 đăng trường một cách bình thường. Trong trường hợp cần sử dụng các định dạng số liệu khác như số tự nhiên hay thập phân, các bạn cũng có thể chọn vào đây để thay đổi theo nhu cầu sử dụng. 

Có thể lựa chọn định dạng Text ngay trên thanh làm việc mục Home

• Cách đánh số 0 đằng trước trong Excel bằng hàm Concatenate

Đôi khi dãy số của bạn không phải là số điện thoại và bắt đầu bằng số 0. Thay vào đó là rất nhiều các loại số liệu định danh bắt đầu bằng “000…”. Cũng giống như trên, việc bắt đầu bằng nhiều số 000 cũng khiến Excel dãy số của bạn là số tự nhiên có giá trị từ số lớn hơn 0. Các bạn cũng có thể sử dụng định dạng ô tính Text cho mục đích này. 

Đây sẽ là cách đánh số 0 trong Excel tiện lợi nhất mà bạn có thể áp dụng. Bạn cần sử dụng hàm Concatenate cho cách này. Hàm này là hàm ghép nối ký tự. Do đó, chúng ta sẽ ghép ký tự số 0 lên đầu cho mỗi dãy số. Cách này áp dụng cho các trường hợp lượng dữ liệu xử lý là lớn. Các bạn chỉ cần sử dụng hàm với một ô tính, sau đó dùng chuột kéo thả cho các ô còn lại. Vậy là đã có các cột số bắt đầu bằng số 0 vô cùng đơn giản. Lưu ý, các bạn cần trả định dạng về “Number” thay vì Text như ở cách số 2 nhé. 

Sử dụng hàm Concatenate rất nhanh chóng

Kết luận chung 

Và trên đây là 3 cách đánh số trong Excel mà không làm mất số 0 đứng ở đầu dãy số. Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng mà mỗi cách sẽ có tính ứng dụng khác nhau. Nếu như cách 1 đem đến sự tiện lợi nhanh chóng, thích hợp với các dạng nhập liệu ngắn. Thì cách 3 lại phù hợp với các bảng tính có dữ liệu dày đặc. Cách 2 có vẻ trung lập hơn và cũng có thể sử dụng trong một số cần nhập dữ liệu đồng nhất, nhanh hơn. Đây là một kỹ thuật nhập liệu đơn giản mà các bạn nên lưu ý cũng như là ghi nhớ. Chúng sẽ giúp quá trình nhập liệu của bạn trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn. 

Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu về 3 cách đánh số 0 trong Excel chi tiết và đơn giản. Dành cho những ai vừa mới làm quen với Excel thì hướng dẫn trên đây sẽ vô cùng bổ ích phải khô nào? Nếu có bất cứ thắc mắc gì về Excel, hãy tham khảo ngay tại https://teky.edu.vn/ của chúng tôi. Những kiến thức nhanh và hay về Excel luôn sẵn sàng dành cho bạn!

The post 03 Cách đánh số 0 trong Excel rất đơn giản dành cho bạn appeared first on TEKY - Học viện sáng tạo công nghệ.

source https://teky.edu.vn/blog/cach-danh-so-0-trong-excel/

Định dạng văn bản là gì? Hướng dẫn cách định dạng văn bản để có file Word chuẩn

XEM NGAY thông tin định dạng văn bản là gì và các cách định dạng file word cơ bản trong bài viết sau để áp dụng hiệu quả nhất.

Hiểu được định dạng văn bản là gì không khó. Nhưng để có thể nắm được các cách định dạng giúp bạn có được file word chuẩn thì không phải ai cũng biết. Đây là cách giúp bạn thể hiện được sự chuyên nghiệp trong việc trình bày văn bản của bạn. Dưới đây, Teky sẽ giúp bạn nắm được kiến thức cơ bản về vấn đề này. Bạn đừng bỏ lỡ để có thể áp dụng trong công việc một cách tốt nhất.

Định dạng văn bản là gì?

Theo bạn thì định dạng văn bản là gì? Hiểu một cách đơn giản nhất thì định dạng văn bản chính là trình bày văn bản với việc lựa chọn các thuộc tính được quy định trong word. Bước này nhằm đảm bảo văn bản được trình bày rõ ràng, đẹp và dễ hiểu. Đặc biệt, khi cần nhấn mạnh các nội dung quan trọng thì việc định dạng là điều cần thiết.

Các lệnh định dạng văn bản chuẩn cơ bản nhất

Khi định dạng văn bản sẽ cần sử dụng các lệnh định dạng khác nhau. Tuy nhiên, trong word thường sẽ có 2 lệnh định dạng phổ biến. Đó chính là;

Định dạng từng đoạn văn bản

Lệnh định dạng này sẽ giúp tăng khả năng nhấn mạnh đối với phần nội dung có tính quan trọng và muốn người dùng để mắt đến. Ngoài ra, lệnh định dạng này sẽ giúp người dùng dễ dàng hơn trong việc bám sát nội dung trong văn bản.

Định dạng các ký tự cho văn bản

Nếu bạn muốn tìm hiểu định dạng văn bản là gì thì bạn không thể bỏ qua thông tin về lệnh định dạng ký tự được. Trong một văn bản, việc định dạng ký tự sẽ giúp làm nổi bật được nội dung cần người đọc chú ý trong văn bản. Ngoài ra, lệnh định dạng này còn giúp người đọc dễ nhìn. Văn bản trình bày cũng đẹp hơn.

Các bước định dạng văn bản cơ bản trong file word chuẩn

Muốn có file word chuẩn thì bạn cần phải biết cách định dạng văn bản. Tuy nhiên, trong word sẽ có nhiều cách định dạng khác nhau. Vậy chọn cách định dạng văn bản trong word nào để có được kết quả ưng ý nhất. Dưới đây là các bước cơ bản giúp bạn có được file word “đẹp” để tạo ấn tượng trong mắt người đọc.

Căn lề, kích thước trong văn bản

Bước này cần phải chuyển kích thước của word sang ‘cm’ để có thể căn được chuẩn. Sau đó, bạn chỉ cần tiến hành căn chuẩn lề trái – phải – trên – dưới cụ thyể như sau:

• Lề trên (Top) để từ 2cm – 2,5cm
• Lề dưới (Bottom) để từ 2cm – 2,5cm
• Lề trái (Left) để từ 3cm – 3,5cm
• Lề phải (Right) để từ 1,5cm – 2cm.

Để tiến hành chỉnh kích thước, bạn vào mục “Page Layout” chọn tiếp “Page Setup ” là được.

Khi đã chỉnh xong kích thước thì bạn tiến hành căn lề trong word bằng tad Margins như hình dưới.

Cuối cùng, để thực hiện xong bước định dạng word chuẩn này, bạn cần chỉnh khổ ngang trong word bằng Portrait như sau:

Định dạng Font chữ là cách định dạng văn bản cơ bản

Tùy theo yêu cầu nội dung mà cách định dạng văn bản đối với Font sẽ có sự thay đổi đa dạng như; kiểu chữ, màu sắc, kích thước, font…Bước định dạng này cũng rất đơn giản. Tại biểu tượng “Home”, bạn chọn vào mục “Font’ và chọn tiếp vào hình mũi tên để chọn font chữ thích hợp. 

Để tránh mất thời gian định dạng lại font chữ sau mỗi lần mở file Word, bạn nên để font thường sử dụng làm mặc định. Như vậy sẽ tiện lợi hơn khi sử dụng.

Sử dụng phím tắt để định dạng văn bản

Để tiết kiệm thời gian định dạng trang word, bạn có thể sử dụng các phím tắt để thực hiện định dạng. Dưới đây là một vài phím tắt phổ biến mà bạn có thể áp dụng để định dạng:

• Ctrl+B: Bôi đen văn bản

• Ctrl+D:Mở hộp thoại để định dạng font văn bản

• Ctrl+I: In nghiêng văn bản

• Ctrl+U:  Gạch chân văn bản

• Ctrl + Shift + >: Sau khi bôi đen văn bản, chọn tổ hợp phím này để tăng kích thước văn bản.

• Ctrl + Shift + <: Sau khi bôi đen văn bản, chọn tổ hợp phím này để giảm kích thước văn bản.

• Ctrl + L: Căn chỉnh bên trái cho văn bản. 

• Ctrl + R: Căn chỉnh bên phải cho văn bản

2 điều quan trọng cần biết khi định dạng văn bản chuẩn

Bạn muốn định dạng word chuẩn thì ngoài việc nắm được các bước định dạng, những lệnh định dạng cơ bản còn phải nhớ kỹ 2 điều quan trọng sau. Nó sẽ quyết định đến việc định dạng văn bản của bạn có mang đến hiệu quả như mong muốn hay không.

Các cài đặt định dạng trang word có sự khác nhau ở từng phiên bản

Phần mềm word có sự cải tiến theo thời gian. Vì thế, có nhiều phiên bản ra đời trên thị trường để bạn chọn cài đặt vào máy. Ví như word 2007, word 2010, word 2019…Mỗi phiên bản sẽ có sự thay đổi về vị trí các tính năng trong thiết kế bản word. Vì thế, bạn cần tìm hiểu kỹ đặc điểm của phiên bản word mình cài đặt. Có như vậy mới dễ dàng trong việc tìm kiếm vị trí các tính năng khi định dạng văn bản. 

Sử dụng font, kích thước và màu sắc văn bản hợp lý

Mục đích của định dạng văn bản là gì? Đó là tạo tính thẩm mỹ và thu hút sự chú ý của người đọc. Định dạng giúp việc nắm thông tin văn bản được dễ dàng hơn. Vì thế, bạn cần đảm bảo sử dụng kích thước, màu sắc cũng như font chữ một cách hợp lý. Nếu quá lạm dụng sẽ có “tác dụng ngược” so với mục đích của việc định dạng.

Nếu bạn chưa biết định dạng văn bản là gì hay cần tìm hiểu cách định dạng văn bản chuẩn thì đừng bỏ qua bài viết của Teky trên. Chúng tôi tự tin có thể giúp bạn “lên tay” trong các kỹ năng word hay các phần mềm ứng dụng văn phòng khác. Điều bạn cần làm là liên hệ đến Teky để được tư vấn, hỗ trợ chọn cho mình khóa học phù hợp. Chắc chắn, việc xử lý các công việc văn phòng với bạn sẽ đơn giản, dễ dàng hơn rất nhiều khi đặt niềm tin vào chúng tôi.

The post Định dạng văn bản là gì? Hướng dẫn cách định dạng văn bản để có file Word chuẩn appeared first on TEKY - Học viện sáng tạo công nghệ.

source https://teky.edu.vn/blog/dinh-dang-van-ban-la-gi-huong-dan-cach-dinh-dang-van-ban-de-co-file-word-chuan/